Plano de Ação – Revertendo cenários inesperados

Resultados abaixo do esperado, mudança nas regras dos negócios, inovações tecnológicas, falta de crédito no mercado, novos concorrentes, esses são apenas alguns dos muitos exemplos que temos para que alertas sejam acionados por toda a empresa.

A partir daí, se faz necessário um esforço extra para reversão de cenários com perspectivas ruins ou, ainda, para aproveitar novas oportunidades. Essa investida emergencial é conhecida como Plano de Ação.

Antes de começar, precisamos entender um ponto crucial: o ideal é que planos emergenciais não sejam necessários.

Segundo Idalberto Chiavenato, o planejamento da ação empresarial trata-se de “um modelo teórico para ação futura“, ou seja, o planejamento evitaria uma conduta reativa das empresas – que agem apenas quando os problemas surgem – e resultaria em um comportamento pró ativo que antecipa as barreiras e eventuais desvios.

O professor americano Randy Pausch alerta que “as empresas têm que se preparar para mudanças drásticas nos mercados ou no ambiente para garantir que os negócios continuem, mesmo quando tudo dá errado“.

Para ganharmos eficiência, precisamos estar preparados para vários futuros alternativos, tendo um Plano de Contingência para cada um desses caminhos. O Plano de Ação surge quando não conseguimos prever alguma mudança ou barreira.

Diagnóstico e Estratégia

Chega, então, a hora de agir! Precisamos criar um plano de curto prazo, desbravando um ambiente que não esperávamos e cujo resultado causará grande impacto na organização.

A primeira coisa a se ter em mente é que devemos atacar a causa, não os sintomas, mas isso não é tão fácil quanto parece. Os autores de Freakonomics, Steven Levitt e Stephen Dubner, fazem esse alerta:

“…a maioria de nós, quando tenta equacionar um problema, acaba se voltando para a causa mais próxima e óbvia. Se o seu filho de três anos estiver choramingando e o mais velho, de cinco, estiver de pé ao lado com um sorriso diabólico e um martelo na mão, você estará bem perto da verdade se concluir que o martelo teve alguma coisa a ver com a choradeira.

Mas os grandes problemas enfrentados pela sociedade são mais complicados. Suas causas fundamentais muitas vezes não são tão próximas, óbvias ou palatáveis. Assim, em vez de atacar as causas essenciais, muitas vezes gastamos fortunas cuidando dos sintomas, para depois reclamar da persistência do problema”.

Ter um método para identificar as causas de um problema vai lhe dar mais agilidade para elaborar seu plano, no post Método Analítico Científico temos uma sugestão.

Para criação das estratégias, você precisa entender as características do seu negócio e definir metas transparentes, a participação das pessoas-chave nas operações de diagnóstico e elaboração desse plano costuma ser uma estratégia acertada.

Ação

Conhecendo o problema e os objetivos, é hora de determinar quais serão os próximos passos do plano. Eu sempre utilizo os “To Dos” (aquelas caixinhas em branco esperando para serem “ticadas” são um incentivo irresistível à minha produtividade).

Esses Itens de Ação têm dois grandes objetivos: o primeiro é o direcionamento, saber o que, quando, com quem e aonde concluir cada etapa e a outra é dividir um “problemão” em diversos “probleminhas“.

A produtividade e motivação dos envolvidos é aumentada quando vemos que as etapas estão sendo superadas e o próximo item da lista é absolutamente exequível.

“Os Itens de Ação são os componentes mais importantes de projetos – o oxigênio para mantê-los vivos. Sem itens de ação, não há ação nem resultado. O que acontecerá com qualquer ideia depende dos itens de ação que são capturados e depois completados por você ou delegados a outra pessoa. Itens de Ação são referenciados e tratados como sagrados em qualquer projeto”

Scott Belsky

Lembre-se que um plano escrito vale menos que a tinta e o papel utilizados, se não for colocado em prática. A capacidade de execução é a peça fundamental para o sucesso de qualquer estratégia e depende muito mais da Ação do que do Plano.

Eficiência

Estamos falando de um plano emergencial, portanto, a agilidade e o realismo são fatores críticos para o sucesso dessa empreitada. A simplificação de todo o processo é essencial para seu êxito, elimine tudo o que for desnecessário, inclusive metas exageradas. 

Nesse ponto, é importante que todos sejam realistas e não criem objetivos inflados pelo otimismo, ego ou falta de visão. Mantenha o foco na causa raiz de seu problema e evite qualquer desvio.

Incentivo

Uma das etapas críticas do plano é entender quais Incentivos farão sua equipe dedicar esforços extras para que seu Plano de Ação tenha sucesso. Devido a complexidade do tema, essa etapa terá um post exclusivo na próxima semana.

Gestão

Você vai precisar medir e monitorar a execução de seu plano, entender o detalhe em todos os níveis. A criação de trigger points pode lhe ajudar nessa tarefa, trata-se de programar o início de algumas ações para quando alguma métrica chegar ao número determinado.

Pode ser o início de um Plano de Contingência, a redução da produção, a divulgação dos resultados ou até a reinicialização de todo o processo de planejamento.

O importante é criar ferramentas para garantir a gestão de performance e execução. Assim, você consegue aumentar o potencial de entrega por meio de ajustes de processos e re-orientação da equipe.

Para finalizar

Resumindo, para que seu Plano de Ação seja efetivo em resolver um problema que não pôde ser previsto:

• Ataque a causa, não os sintomas.
• Determine responsabilidades, prazos e metas.
• Garanta a execução de todas as etapas do plano.
• Elimine tudo que for desnecessário.
• Recompense as boas performances.
• Monitore toda a ação.
• Faça os ajustes necessários.

 

Referências: Administração – Teoria, Processo e Prática, Idalberto Chiavenato, 2014. O Livro dos Negócios, diversos autores, 2014. A Ideia é Boa e Agora? Scott Belsky, 2011. Pense como um Freak, Steven Levitt e Stephen Dubner, 2014. Teoria Geral da Administração, Antonio Maximiniano, 2012. Execução, Larry Bossidy e Ram Charam, 2002